Datos personales en universidades: qué fija la guía
Los datos personales en las universidades quedaron en el centro de una nueva guía de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), publicada en Bogotá D.C., para orientar a las instituciones de educación superior sobre cómo tratar la información de su comunidad académica. El documento fija criterios sobre autorizaciones, seguridad de bases de datos y límites para compartir información, incluso con padres o tutores.
Según informó la entidad, las IES administran grandes volúmenes de datos de aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, personal administrativo, familiares, proveedores y aliados. En esas bases reposan expedientes académicos, laborales, disciplinarios, financieros, de bienestar y salud, entre otros, por lo que la guía reúne recomendaciones jurídicas y éticas apoyadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la jurisprudencia constitucional.
Acceso a notas, autorizaciones y límites
La SIC recordó que las universidades son responsables del tratamiento de esa información y, por tanto, deben obtener autorización previa, expresa e informada, explicar la finalidad del uso y garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos. La guía también advierte que el derecho al habeas data no es absoluto y que, cuando entre en tensión con otros derechos o intereses constitucionales, cada caso debe analizarse de manera particular.
Uno de los puntos más sensibles se refiere al acceso de padres, madres o acudientes a la información académica. De acuerdo con la guía, pagar la matrícula no autoriza por sí solo a conocer calificaciones o reportes disciplinarios sin el consentimiento del estudiante. La entidad, sin embargo, indicó que las instituciones deben hacer un juicio de ponderación cuando la protección de datos entre en conflicto con otros derechos.
El documento añade que las universidades pueden incluir en el contrato de matrícula una autorización expresa para compartir cierta información con terceros, siempre bajo finalidades específicas. Además, reconoce que los adolescentes mayores de 14 años pueden autorizar el tratamiento de sus propios datos cuando ello sea necesario para garantizar su acceso al servicio público de educación.
Otra recomendación es separar las finalidades obligatorias de las opcionales en los formatos de autorización. Usos accesorios, como publicidad, boletines o invitaciones a eventos, deben pedirse aparte y los estudiantes pueden aceptarlos o rechazarlos sin afectar su proceso académico. La SIC también recomendó designar un oficial de protección de datos, reforzar la seguridad de la información sensible y establecer controles cuando los estudiantes traten datos en actividades académicas o de investigación, porque en esos casos la institución sigue siendo responsable del tratamiento.
Siga leyendo: CESU avanza en medidas para proteger la educación superior tras el terremoto
Fuente: SIC – noticias y comunicados.
